Что включает в себя грамотное профессиональное общение

В понятие «профессиональная речь» входит многое: владение голосом, громкостью и интонацией, управление ритмом и расстановкой пауз. В это понятие также стоит включить технику активного слушания и грамотное использование вопросов.

Одна и та же информация может быть по-разному воспринята в зависимости от того, как человек говорит. Рассмотрим основные характеристики речи.

1. Голос

По голосу определяют степень важности информации независимо от содержания сказанного. Учитывайте психология общения, взаимодействуя с людьми, уделяйте больше внимания эмоциональному состоянию – своему и своего собеседника. В состоянии тревоги или в случае нервного напряжения голосовые характеристики человека меняются. Подсознание фиксирует неискренность, анализируя голос и учитывая невербальные звуки:

• Спазмы голоса (внутреннее напряжение).
• Частое покашливание (неуверенность, обеспокоенность).
• Неуместный хохот (напряжение, утрата контроля).

Если хотите правильно использовать голос в нетворкинге и профессиональной коммуникации, стоит учесть следующие характеристики общения.

Темп речи. К темпу относят скорость, длину пауз с длительность произношения отдельных слов. Уверенная содержательная речь – это речь с ровным средним темпом, при котором слова между собо четко разделены. Если идея сложная, ее нужно излагать в более медленном темпе, более равномерно. Обращайте внимание на то, чтобы у слушателя было время для осмысления сказанного.

Если речь быстрая, ее воспринимают как речь нервозного и напряженного человека. Иногда эмоциональное напряжение вызывает желание быстрее завершить начатое, в связи с этим речь ускоряется. Медленный темп имеет тенденцию к появлению интонаций назидания. Надо учитывать это, различать информативное выступление и воспитательное.

Громкость. Громкость голоса менять может каждый. Ее нужно менять в зависимости от условий. Громкий голос, особенно если он сочетается с повышением тональности и вибрацией, собеседник воспринимает как неуверенный. При этом повышение громкости, особенно если при этом понизить тональность, способно придает силу голосу, правда, может быть воспринято и как агрессивность.

Низкий голос воспринимается как уверенный, повышение высоты голоса воспринимается как потеря контроля над ситуацией. Заметили, что начинаете повышать голос – постарайтесь замедлить темп речи и снизить высоту голова, так вы почувствуете себя увереннее.

Разная интонация передает разные смыслы. Интонация позволяет привлекать и удерживать внимание слушателя. Резко опуская интонацию, можно добиться нужной степени категоричности речи. Чтобы подчеркнуть формальность ситуации – нужно сделать интонацию более монотонной. Чтобы передать недоумение или сомнение – нужно медленно поднимать интонацию. Плавная смена интонации позволит передать глубокие эмоции.

2. Пауза в речи

Паузы выполняют разделительную функцию. Остановка в нужный момент способна оказать мощное управленческое воздействие. Без пауз речь будет поспешной, торопливой, сумбурной, непонятной. Паузы могут подготовить аудиторию к важности сказанного.

Полезно использовать паузы:

• Перед началом разговора. Это помогает подготовить слушателя к восприятию.
• Для усиления значения сказанного. Паузу можно сравнить с остановкой гида перед картиной, которая имеет особое значение.
• Для структурирования устной речи в качестве знаков препинания.

3. Смысловые ударения

Достичь смыслового ударения можно несколькими способами:

• Более медленное или более громкое произнесение ключевых слов.
• Повышение или понижение интонации при произношении того или иного слова.
• Паузы для выделения.

Профессиональный коммуникатор таким образом усиливает воздействие ключевых слов.

Важно помнить, что в общении важно не только и не столько то, как выделено слово, сколько то, какое это слово.

4. Техники активного слушания

Эффективность деловой беседы зависит от умения как говорить, как и слушать. Способность слушать «всем телом» (поворот к говорящему, небольшой наклон в его сторону, установка визуального контакта) помогает лучше понять собеседника и продемонстрировать свою заинтересованность в общении с ним.

Использовать технику активного слушания можно:

• Для поддержки психологического контакта с собеседником и демонстрации заинтересованности в продолжении разговора.
• Чтобы разорвать контакт и показать отсутствие интереса к беседе.

Среди техник активного слушания:

• Зрительный контакт. Смотреть в глаза – значит, показывать, что то, что говорит собеседник, для вас важно и интересно. Если вы «изучаете» собеседника, рассматриваете его, вы сообщаете ему, что вам важен он сам, а не то, что он говорит. Если вы отвлекаетесь на что-то свое – вы сообщаете собеседнику, что вам неинтересно то, что он говорит, и не интересует он сам.
• Реакции. Важно показывать собеседнику, что его слушают внимательно. В этом помогают: кивание, сопровождающие слова («понимаю вас…», «да»). Реакции должны быть уместными и в меру.
• Отражение чувств. Показать собеседнику понимание и попереживание помогут фразы «я понимаю ваше состояние…», «я понимаю, что вам нелегко об этом рассказывать…». Тут важно сделать акцент не на содержании информации, а на эмоциональном состоянии собеседника.
• Вопросы на понимание. Демонстрация желания получить больше информации, уточнения – один из действенных приемов. Собеседнику можно также помочь: если видите, что поняли, что он хочет сказать, но ему трудно выразить мысль, задайте вопрос.
• Перефразирование. Повторение собеседнику его же сообщения, но своими словами, помогает убедиться в правильности понимания и дает собеседнику увидеть, что его внимательно слушают и понимают.

Если вы будете владеть грамотным профессиональным общением, вы без труда сможете продавать предложение клиенту, идею руководителю, понимание важности информации своим подчиненным. Вам будут доверять и с вами будут сотрудничать.

Усовершенствовать навыки коммуникации и продаж можно на тренинге по продажам. Заказать его можно здесь. Усовершенствовать коммуникативные и другие навыки личной эффективности своих сотрудников можно с помощью тренингов ManGO! Games. Каталог тренингов заказывайте здесь.