Как создать первое впечатление: правила подготовки к встрече с потенциальным клиентом

Какова цель вашего потенциального клиента, который договорился с вами о первой встрече? Обычно цель – определить круг поставщиков, с которыми он продолжит работу. Если провалите первое знакомство – потеряете шанс получить клиента. Выстраивая коммуникацию, важно помнить это.

Итак, ваша задача – заполучить клиента.

Качественная подготовка

Одна из досадных ошибок при подготовке к первой встрече с клиентом – вообще не готовиться к ней.

Прежде всего запланируйте на подготовку не менее часа.

Первое, что нужно сделать, – согласовать позиции с другими участниками. Все участники встречи должны иметь равное представление о ключевых моментах.

Среди ключевых точек:

• Что нам известно о компании.
• Кто инициировал встречу.
• На каком этапе на данный момент отношения с клиентом.
• Кто будет представлять на предстоящей встрече компанию-клиента.
• За что в своей компании отвечают эти сотрудники.
• Какова наша цель в этих переговорах.
• На какой период сотрудничества мы ориентируемся.
• Что может затормозить начало или развитие отношений с клиентом с нашей стороны.
• Каковы основные сценарии (что мы будем делать, если).
• Каковы роли каждого участника с нашей стороны (лидер, наблюдатель, эксперт, протоколист).
• Какую внутреннюю информацию решено не выносить на обсуждение.

Проверьте подготовку к встрече

Убедитесь, что готовы, сверьтесь, выполнены ли все предложенные ниже пункты.

1. С клиентом обсуждена повестка

Чтобы обсудить повестку с клиентом, можно позвонить или отправить электронное письмо с темами предстоящего обсуждения.

При обсуждении повестки важно выяснить:

• Кто будет со стороны клиента.
• Вопросы, которые интересуют клиента прежде всего.
• Ожидает ли клиент презентации с вашей стороны и что хотел бы в ней увидеть.

2. Решены организационные вопросы

Под организационными вопросам подразумевается:

• Наличие пропуска для попадания на внутреннюю территорию клиента. Возможно, его нужно заказать заблаговременно.
• Договоренность о том, за сколько времени до начала встречи нужно быть на месте.

3. Цель встречи актуализирована

Для актуализации цели проведите обсуждение со своим руководителем. Согласуйте цели, которых компания желает достичь по результатам встречи. Хорошо, если у вас есть основная цель и несколько (2-3) дополнительных. Запишите цели.

4. Продуманы комплименты

Ознакомьтесь с корпоративными новостями, страничками в соцсетях, выпишите то, что показалось интересным. Заготовьте несколько комплиментов, они помогут учесть в ходе встречи не только логичную составляющую, но и психологию общения: установить дружеский контакт, подкрепить ваши убеждения и усилить влияние, а также разрядить обстановку, если потребует ситуация.

5. Подготовлены вопросы

Соберите 5 - 7 вопросов относительно возможных проблем клиента. Обычно опытные менеджеры по продажам уже располагают наработанным арсеналом универсальных вопросов. Это могут быть такие вопросы:

• Что для вас самое важное? Почему именно это?
• Вы уже пробовали решить эту проблему самостоятельно?
• Почему обратились за помощью именно к нам?
• Почему вы занялись решением этой задачи именно сейчас? Что стало причиной?
• Что может повлиять на наше соглашение?
• Есть ли у вас альтернативы? Какие?
• Вы уже обращались к кому-либо из наших коллег (конкурентов)? К кому?

6. Составлен список возможных затруднений с вашей стороны

Запишите несколько (3 - 5) возможных препятствий сотрудничества с этим клиентом.

Это могут быть такие препятствия:

• Невозможность приступить сразу же.
• Неспособность продемонстрировать наличие опыта в этой сфере.
• Высокая цена по сравнению с рыночной.

Если знать о таких препятствиях, можно продумать их решение. Идя на встречу, нужно иметь ответы на подобные возражения.

7. Готова презентация

Даже если клиенту презентация не нужна, вам важно продумать:

• Что взять с собой.
• Что нужно продемонстрировать клиенту.
• Что лучше было бы продемонстрировать наглядно.
• Что останется у клиента после встречи.

8. Готовы все необходимые аксессуары и документы

Продумайте, что вам потребуется: визитки, пропуск, блокнот, заряженный ноутбук, зарядка, схема проезда, раздаточный материал, фирменные буклеты, подарки.

Если вы руководитель отдела продаж

Если вы руководитель – значит, являетесь лидером и наставником менеджеров по продажам. Ваша задача постоянно обучать и развивать своих коллег – учить нетворкингу, периодически проводить или заказывать тренинги по переговорам, готовить подчиненных к каждой встрече.

Чтобы ваши подчиненные развивались максимально эффективно, можете взять на вооружение следующую практику. Схема проста:

• Обучение.
• Демонстрация.
• Мотивация.

Обучение. Анализируйте каждую встречу, обсуждайте ее сильные и слабые стороны. Это поможет научиться не наступать на одни и те же грабли и с каждым разом расти и совершенствоваться, закрепляя успехи проверенными способами.

Демонстрация. Лучше разговоров работают яркие образы и наглядные примеры. Обучая коллег, используйте все возможные инструменты для подготовки – схемы, метафоры. Это поможет продемонстрировать ключевые моменты лучшим способом.

Мотивация. Обязательно подчеркните значимость переговоров и результата не только для компании, но и для менеджера лично. Вовлеките его в процесс максимально.

Не забывайте, что если первая встреча будет неудачной, время будет потрачено зря. Важно подготовиться к встрече так, чтобы получить прогресс сделки. Важно сделать все возможное, чтобы потенциальный клиент был готов сделать следующий шаг навстречу. Успехов в переговорах!